Les outils d’aide à la communication et à la vente

Dernière modification effectuée le 30-11-2014.

Dans le cadre de vos études à l’IUT, vous avez à réaliser en équipe des projets tuteurés qui se traduisent en général par la tenue d’un évènement précédé lui-même de l’organisation d’activités destinées à le réaliser.

Pourquoi les présenter dans un unique article ?
Parce qu’ils sont tous au service d’un objectif général commun, mais qu’ils correspondent à des contenus et mises en forme spécifiques en fonction de leurs objectifs et de leurs destinataires.

En outre, ils se doivent également d’avoir une identité aussi bien visuelle (logos, typographie, photos, éléments graphiques en filigrane) que par des accroches (slogans, amorces...) en relation avec le projet.
(Cf. à ce sujet les exemples de dossiers de partenariat que vous trouverez ci-dessous).

Selon la réalité et l’ampleur de votre projet, vous serez amenés à concevoir et rédiger tout ou partie de ces documents. On distingue :

• Les documents à destination des partenaires commerciaux

- La plaquette de présentation de projet qui a pour objectif d’attirer l’attention et le désir d’éventuels prospects.
Ses objectifs,son contenu et ses modalités de rédaction sont détaillés dans le dossier de la Régate des IUT cité en fin de cet article.

- Le dossier de partenariat (appelé parfois dossier de sponsoring ou sellingbook), dont l’objectif est de servir d’outil pour démarcher des prospects susceptibles de soutenir votre projet financièrement ou d’une autre manière. Il comporte nécessairement des informations relatives aux points suivants :
- la présentation du projet : histoire, valeurs, objectifs, activités, acteurs ;
- la cible : publics visés ;
- les moyens d’actions : plan de communication interne et externe ;
- les formules et tarifs de partenariat.
Vous trouverez une synthèse très complète à ce sujet sur le site de la Fédération Française de Volley-Ball.
On peut concevoir dans certains cas que la plaquette de présentation soit similaire au dossier de partenariat en excluant la rubrique « Tarifs et formules ».

Voici une série d’exemples réalisés par des étudiants de l’IUT. Aucun n’est parfait car la perfection n’est pas de ce monde, mais chaque équipe a trouvé, à sa manière, des idées pour rendre son projet percutant et attractif.
Posez un regard critique sur la nature des informations, l’ordre et le contenu de chaque page, les accroches et slogans, la charte graphique et voyez comment chacun de ses éléments contribue, ou non, à l’identité et la cohérence du message.

Posez-vous à chaque fois trois types de questions :
- qu’est-ce qui vous parait une bonne idée, mais infaisable pour vous ?
- qu’est-ce qui vous paraît être une bonne idée directement transférable pour vous ?
- qu’est-ce qui vous paraît être une idée à ne pas retenir ?

Et dites-vous bien que tout cela n’a pas été conçu instantanément mais est issu d’un travail constitué de plusieurs versions. Voyez le chemin parcouru entre la version initiale et finale du projet ci-dessous :

Vous trouverez aisément d’autres exemples de tous ordres sur Internet en tapant l’expression : « Exemple de dossier de partenariat ».

• Les documents à destination des partenaires médias

- le dossier de presse, qui a pour but de créer d’éventuels partenariats avec des médias.
Ses objectifs,son contenu et ses modalités de rédaction sont eux-aussi détaillés dans le dossier de la Régate des IUT cité en fin de cet article.

- le communiqué de presse, texte extrêmement bref que vous rédigez pour les journalistes pour annoncer ou faire le bilan d’un évènement lié à votre projet.
Internet est littéralement saturé d’articles sur la manière de rédiger un communiqué de presse !
Parmi de multiples sources, en voici une tout à fait pertinente, sur le site de l’Instrument européen de voisinage et de partenariat (IEVP).
Pour illustrer concrètement cette question, un exemple issu du Département TC.

• Les documents à destination du public visé par l’évènement

- l’ensemble des documents de communication papier et électroniques (flyers, affiches, informations médias et sur réseaux sociaux, qui vous servent à annoncer un événement à un public potentiel.

• En conclusion

Le document de financement de la Régate Nationale des IUT est un excellent exemple qui illustre l’objectif, le contenu, les cibles et les interactions de tous les documents ci-dessus, dans le cadre d’un grand projet. Vous y trouverez de multiples éclaircissements qui vous guideront dans l’avancée de votre projet spécifique.

Rappelons enfin que l’ensemble des documents que vous aurez conçus au cours de votre projet a vocation à figurer dans les annexes de vos rapports de projets tuteurés, qui sont des documents de synthèse cette fois à l’attention de l’encadrement universitaire.