Le compte rendu de réunion

Dernière modification effectuée le 21-11-2014.

C’est un document que vous pouvez d’ores et déjà être conduit à produire :

– en tant qu’étudiant à l’IUT, notamment dans le cadre des équipes de projet tuteuré auxquelles vous appartenez,

– en tant qu’ « apprenti professionnel » dans le cadre des stages que vous avez à faire au cours de vos études.

• 1. Constats

Chaque année je suis toujours surpris de voir de nombreuses équipes de projets tuteurés fonctionner sans le moindre outil consignant le travail effectué.
Dès lors, il n’est pas étonnant de constater des déperditions de tous ordres dans le travail : absence de circulation de l’information, dilution des responsabilités, décisions inadaptées ou contreproductives, conflits internes entre ceux qui travaillent et les « clandestins » qui ne sont jamais aux réunions...
Travailler en équipe ne s’improvise pas. Cela nécessite l’apprentissage de méthodes et l’utilisation d’outils. Le compte rendu de réunion fait partie de ces derniers !

• 2. Objectifs du compte rendu

– Dégager fidèlement et de manière neutre les éléments essentiels des discussions et des décisions,

– Constituer une mémoire interne pour l’ensemble des personnes concernées (présentes ou absentes),

– Faciliter le travail collectif,

– Mobiliser et responsabiliser les participants.

Il est pris en charge par un secrétaire de séance spécialement désigné, qui prend des notes en cours de réunion et rédigé « à chaud » après la séance.

• 3. Contenu et plan

Vous y ferez figurer, dans l’ordre indiqué, les rubriques suivantes :

– L’objet de la réunion et la date de réunion.

– La liste nominative des présents, des absents ainsi que des excusés :
c’est une façon très simple de responsabiliser tout le monde.

– Les points de l’ordre du jour :
Cela suppose donc qu’en amont on ait élaboré une liste des points à traiter ainsi que l’ordre dans lequel on va le faire, qui n’est jamais indifférent (du plus simple au plus compliqué, du plus délicat au plus fonctionnel ou l’inverse...).

– La synthèse des échanges et des discussions.
Cette rubrique permet de voir qui est intervenu, les divergences, les principaux points d’accord. On peut utiliser toute une série de verbes qui permettent de préciser des faits, des opinions, des accords, des réserves, des oppositions des participants.
Vous en trouverez des exemples détaillés dans l’article suivant de la Banque de Dépannage Linguistique (BDL).

En cas d’urgence, vous pouvez décider de ne pas renseigner cette rubrique.

– Le relevé de décisions et des suites à donner.
Il est particulièrement utile de préciser qui sera chargé de telle tâche, de façon à ce que les responsabilités des uns et des autres soient clairement établies.

– En cas de besoin, la date de la prochaine rencontre et l’annonce de son ordre du jour.
L’objectif est de faire en sorte que chacun se prépare à la suite.

– La date et le nom du secrétaire de séance.
Cela permet à chaque participant de savoir qui contacter pour avoir un éventuel éclaircissement.

• 4. Rédaction et présentation

– Le rédacteur écrit au présent de l’indicatif, en utilisant des verbes qui n’impliquent pas de jugement personnel.

– Il doit être neutre et ne pas s’impliquer, même s’il fait partie de l’équipe. Il n’écrit donc jamais en « Nous » ou en « Je ». Il s’interdit tout commentaire. S’il relate une intervention qui le concerne, il parle de lui à la troisième personne.

– Il peut rapporter les propos des participants au discours direct (Madame la Responsable dit : « Ce n’est pas cette idée que je défends.) , ou au discours indirect (Madame la Responsable dit que ce n’est pas l’idée qu’elle défend).

– Les normes orthographiques et typographiques sont parfaitement maîtrisées.

– La rédaction peut prendre la forme d’un texte classique comme dans l’exemple ci-dessous :

Elle peut également prendre la forme d’un tableau comme dans l’article suivant de la BDL..

– Enfin, des documents annexes peuvent être joints au compte rendu en cas de besoin.

• 5. Diffusion

Le compte rendu est diffusé à l’ensemble des participants, et plus largement, des personnes susceptibles d’être intéressées.

• 6. Le procès-verbal, un cas particulier de compte rendu

Le procès-verbal est une forme de compte rendu formel, y compris sur le plan juridique. Il est utilisé dans les instances officielles des entreprises ou des institutions, notamment dans les conseils d’administration. Il fait l’objet d’un vote formel de validation au début de la réunion qui suit. A ce sujet vous pouvez consulter l’article suivant de la BDL.

POUR ALLER PLUS LOIN

La série d’articles suivants de la BDL fait plus globalement le tour de la question.