La lettre de demande

Dernière modification effectuée le 22-11-2014.

Il vous arrivera très souvent, aussi bien à titre privé que professionnel, de rédiger des lettres de demande (de renseignements, de partenariat, de subvention ou de services), qu’il faut bien distinguer de lettres de motivation (pour un stage, un emploi ou une formation).
La première question à se poser est de savoir qui parle à qui.
À quel titre envoyez-vous ce courrier ?
- En votre nom personnel ou au nom d’une équipe ?
- À titre privé, en tant que bénévole dans une association étudiante, en tant que membre d’une équipe d’un projet tuteuré dans le cadre de votre formation à l’IUT... ?
Quel est votre destinataire ?
- Connaissez-vous précisément sa fonction ?
- Quelles sont vos relations avec lui (amicales, informelles, professionnelles, hiérarchiques) ?

Autant de paramètres sur lesquels il convient d’être conscient préalablement, dans la mesure où ils ont une incidence dans la composition, l’argumentation et la rédaction de votre courrier.

A titre d’exemple, nous prendrons ici un cas courant : la lettre de demande que vous envoyez à une structure privée (entreprise, association...) ou publique (mairie, conseil général...) en tant que membre d’une équipe dans le cadre d’un projet tuteuré à l’IUT.

• 1. Les informations qui précédent le texte lui-même

Ce sont, dans l’ordre, les suivantes :

L’en-tête (tout ce qui concerne l’émetteur)
Si vous écrivez dans le cadre de projets tuteurés, n’oubliez pas qu’ils sont pilotés par le Bureau des Étudiants TC (BDE), que le Département de Techniques de Commercialisation se trouve au sein de l’IUT de Lens, qui est lui-même une composante de l’Université d’Artois.
Concrètement, le logo du BDE figure à en haut à gauche du format défini par les marges, celui de l’IUT en haut à droite et celui de l’Université en bas à droite. Cela permet au destinataire de situer immédiatement le cadre institutionnel de la communication. Pour bien placer vos logos, vous pouvez utiliser la fonction Quadrillage dans la rubrique Affichage de Word.
Au-dessous du logo du BDE figureront les informations suivantes :
- votre nom et prénom ;
- la mention « au nom de l’Équipe de projet ... ;
- un numéro de téléphone ;
- un mail (idéalement, créé pour le projet) ;
- les coordonnées postales de l’IUT.

La vedette (tout ce qui concerne le destinataire)
En haut à droite, vous faites figurer la fonction du destinataire en toutes lettres. Dans le cadre professionnel, on n’écrit en principe pas son nom et son prénom, d’autant que le responsable a peut-être changé sans que vous le sachiez.
Exemples :
- Monsieur le Maire ;
- Madame la Responsable des Ressources Humaines ;
Monsieur le Chef de Projet.
On fait suivre de l’adresse de l’institution, du service, de l’entreprise selon le cas.

Le lieu et la date
Il s’écrivent en haut à droite. Le nom de mois est nécessairement en toutes lettres.
Exemple :
À Lens le 03/11/2014, À Lens le 3 novembre 2014,

L’objet
Il est constitué d’une formule synthétique expliquant votre demande. Il rappelle la présence de pièces jointes.
Exemple :
Objet : demande de réservation d’une salle municipale
PJ : dossier de présentation du projet...

Conseil :
Dans la plupart des cas, vous n’avez pas de formation antérieure en secrétariat et vous essayez tant bien que mal de faire la mise en page de ce qui précède soit de manière manuelle, soit par des tabulations.
Problème ! Dès lors que vous faites la moindre modification ou, si d’aventure votre destinataire n’a pas le même traitement de texte que vous, la mise en page peut se modifier inconsidérément.
Il est plus simple d’écrire les quatre sous-rubriques ci-dessus à gauche, dans l’ordre, et de les déplacer ensuite avec les commandes du menu Paragraphe dans l’onglet Accueil. Cela devient très vite un automatisme.

• 2. Le corps de la lettre

Le plus simple est de suivre, dans l’ordre, le canevas suivant.

- L’appel
Vous reprenez exactement la fonction du destinataire. Exemple :
Madame la Responsable des Ressources Humaines,

- Une présentation personnelle
Il s’agit de bien montrer l’enjeu pour vous en termes de formation.
- Qui suis-je ?
- Dans quel cadre institutionnel ?
- Quel est le lien entre ma demande et la formation ?

- La description synthétique du projet auquel vous participez
Il s’agit de montrer au destinataire la nature, la réalité et le sérieux de votre projet.
- Quand ? Où ? comment ? Avec qui ? Pourquoi ? Où vont les bénéfices ? Coordonnées des associations ou site web que vous citez.
- S’agit-il d’une reconduction de projet (y a-t-il des traces et preuves ?)

- La nature de votre demande
Il s’agit d’être le plus précis possible pour donner une image de sérieux et faciliter la prise de décision du destinataire.
Par exemple, s’il s’agit de demander le prêt d’une salle municipale, vous prendrez soin de rappeler les motifs justifiant que vous souhaitez cette salle en particulier, de donner les dates précises de l’évènement mais aussi de la dates auxquelles vous envisager de préparer la salle et de la rendre.

- Les bénéfices éventuels pour le destinataire
Il s’agit de rendre visibles les intérêts éventuels que peut avoir le destinataire à vous répondre positivement.
Selon le cas il pourra s’agir d’argent, de notoriété, de possibilité d’animation pour les habitants de la commune, d’un coup de pouce aux étudiants…).

- La conclusion
Il existe un certain nombre de formules de conclusion en fonction des types de courrier.
Vous en trouverez une liste détaillée sur l’article consacré à ce sujet dans la Banque de Dépannage linguistique.

- Les salutations
Elles s’effectuent par une phrase qui commence par un verbe, rappelle la fonction du destinataire, énonce un contenu et une qualité de celui-ci., suivant le principe expliqué dans le tableau ci-dessous.

Exemple :
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Maire, l’expression de mes salutations respectueuses.

- La signature
Elle est positionnée, par le biais de votre nom et prénom, en bas à droite du courrier ; elle rappelle éventuellement que vous vous avez rédigé au nom d’une équipe.
Au-dessus, en cas d’envoi par courrier postal, figure votre signature manuscrite, en bleu de préférence pour attester qu’il s’agit de l’original.

Un plan alternatif est bien entendu possible si le courrier fait suite à un premier contact téléphonique.

Conseils :
Il peut parfois être intéressant d’écrire en « nous » plutôt qu’en « je » car cela donne plus de puissance à l’argumentation.
N’oubliez jamais que c’est vous qui êtes demandeur et donc évitez, comme je le vois trop souvent, des formules comme « je vous demande », « je compte sur vous »... au profit de formules comme » nous sommes à votre disposition pour... »

• 3. La mise en page et la typographie

Votre courrier tient impérativement sur un format A 4 (21 x 29,7 cm).
Le corps de texte est nécessairement aligné (justifié) à gauche et droite, avec des marges standard de 2,5 cm.
Vous utilisez une police de caractères professionnelle de type Times, Arial ou Calibri, de taille 12.
Vos paragraphes commencent par un alinéa (retrait de paragraphe). C’est l’usage français, à la différence des Anglo-Saxons qui n’en utilisent pas.
(Ne faites jamais de retours manuels avec les touches « majuscule » et « retour paragraphe » : cela crée des blancs dans la ligne dès que vous justifiez votre texte à droite. Utilisez uniquement la touche « retour paragraphe »).
Il est enfin d’usage de passer une ligne entre chaque paragraphe. Si toutefois votre courrier est trop long, vous ne le faites que pour la formule de salutation finale.
Vous faites des interlignes simples ou de 1,5 ligne selon l’espace dont vous disposez.
Enfin, pensez à utiliser tout l’espace de la page de manière équilibrée.

Il existe des règles typographiques précises pour l’usage des abréviations, des anglicismes et mots étrangers, des italiques, des majuscules, des mots composés et de la ponctuation. Vous en trouverez le rappel détaillé dans le document ci-dessous.

Enfin, si votre courrier est envoyé sous forme électronique, vous avez intérêt à l’enregistrer en PDF, ce qui vous donne deux garanties :
- votre interlocuteur recevra la même mise en page que celle que vous avez faite puisqu’il s’agit d’une image ;
- le document ne sera pas modifiable par le destinataire.

• EXEMPLES :

Afin d’illustrer ce qui précède, vous trouverez ci-dessous quelques exemples de réalisations.

• POUR ALLER PLUS LOIN :

Vous pouvez consulter la rubrique Correspondance de la Banque de Dépannage Linguistique, qui détaille les questions relative à l’adressage, à la composition de la lettre et qui donne une multitude d’exemples de lettres administratives et commerciales.