La communication électronique

Dernière modification effectuée le 09-11-2014.

LE MAIL (COURRIEL) PROFESSIONNEL

Pourquoi une notice technique sur un écrit aussi insignifiant, me direz-vous ?
Tout simplement parce que c’est devenu un mode de communication écrit de base dans l’entreprise et qu’à travers lui on communique inconsciemment une image du professionnel que l’on est.

Voici donc les points essentiels auxquels il faut penser pour faciliter la lecture et le travail de votre destinataire.

• 1. Le choix de l’adresse

Chacun d’entre vous a une adresse mail privée qu’il a nommée en fonction de critères qui lui appartiennent légitimement. Cela dit, mettez-vous à la place du chef d’entreprise qui est susceptible de vous accepter en stage et qui reçoit un mail de « funkydeluxe62, cendrillon59 ou Xtw435 », convenez que cela produit deux effets involontaires : le premier est que cela ne fait pas très professionnel, le deuxième est que le destinataire ne peut identifier qui lui écrit. Le plus simple est donc de se créer un mail professionnel neutre, avec son prénom suivi de son nom par exemple.

(Dans le même ordre d’idée, demandez-vous si le message de la boîte vocale de votre téléphone est susceptible d’être entendu en l’état par un professionnel !!!).

• 2. L’objet

La rubrique « sujet » permet de renseigner le destinataire sur « l’objet » de votre message. Il s’agit de la même fonction que la mention « Objet » en début d’un courrier. Il s’agit, à travers une formulation synthétique et précise, de donner l’information la plus claire possible à votre destinataire.
La première erreur à éviter est donc d’oublier de la renseigner, ce qui complique la tâche de votre destinataire qui se voit dans l’obligation d’ouvrir le mail pour voir l’objet de votre message.

La deuxième est l’effet « re, re, re... », qui se produit lorsque l’on se contente de répondre sans modifier l’objet. Très vite, plus personne ne sait où l’on en est. Il vaut mieux prendre le temps de renommer l’intitulé, de façon à éviter toute confusion.

• 3. Le contenu

Aussi incroyable que cela puisse paraître, je reçois en début d’année universitaire, de la part de nouveaux étudiants, de très nombreux mails qui consistent en une pièce jointe sans le moindre texte d’accompagnement ! Immanquablement, je réponds donc : « Qui êtes-vous ? Pourquoi m’écrivez-vous ? »

Un mail est un courrier électronique.

Il commence donc par une formule d’appel, qui selon la situation pourra être : « Madame, Monsieur. Chère madame, chère monsieur. Bonjour Madame, Bonjour Monsieur »

Il comporte un texte court où l’on se présente si c’est nécessaire et où l’on expose de manière concise et neutre le motif de son message.

Il se termine par une formule de salutation qui, selon la situation, pourra être par exemple « Cordialement. Bien à vous. Salutations distinguées ».

N’oubliez pas d’apposer votre signature en écrivant votre prénom en minuscules et votre nom en majuscules accentuées de façon à ce que le destinataire évite les ambiguïtés quand il vous répond ou vous téléphone.
Par exemple, on n’écrira pas Paul Simon mais Paul SIMON ; on n’écrira pas Olivier LAINE s’il s’agit d’Olivier LAINÉ.

Vous pouvez aussi vous configurer une signature automatique qui intègre des données comme votre fonction et vos coordonnées téléphoniques ou votre numéro de poste direct.

L’ensemble du message fait l’objet d’une mise en paragraphes.

Les smileys, les abréviations, l’abus des mentions « Urgent », « Confidentiel », sont proscrits.

Comme tout courrier, le mail est nécessairement relu pour repérer les erreurs d’orthographe, qui laissent une impression fâcheuse. Au besoin, on se sert du correcteur d’orthographe intégré, même si l’on sait qu’il ne corrige pas tout. On le relit également en ayant à l’esprit que tout écrit peut être transféré à un destinataire non prévu, voire être utilisé juridiquement contre vous. Méfiance donc quand vous écrivez sous le coup d’une émotion !

Conseil : Pour se forcer à prendre son temps, on peut par exemple intégrer son destinataire quand on a entièrement fini de rédiger son mail.

Enfin, si vous répondez à un message, la Nétiquette (ou Netétiquette) demande à ce que vous répondiez au-dessous du message de votre destinataire. Il arrive cependant que l’on fasse l’inverse dans le monde professionnel, auquel cas il faut éviter de garder l’ensemble des échanges précédents.

• 4. Le choix des destinataires

Vous avez trois possibilités :

A : destinataire direct identifié.
cc = carbon copy : personnes non directement destinataires du mail, mais qui en recevront une copie. L’usage est de ne pas multiplier les destinataires indirects pour ne pas surcharger leur messagerie.
cci : chacune des personnes qui recevra ce mail ne verra pas la liste des autres personnes qui ont reçu le mail. C’est une fonction que l’on utilise quand le nombre de destinataires est important mais que chaque mail doit rester confidentiel pour les autres destinataires. En outre cela interdit l’usage de l’ensemble des adresses par un des destinataires du message. Enfin, un logiciel espion placé chez un des destinataires ne pourra réutiliser les adresses pour d’autres usages.

• 5. Les fichiers joints (pièces jointes)

Le nom du fichier informatique doit être clair pour votre destinataire puisse l’archiver dans son ordinateur en l’identifiant sans devoir l’ouvrir.
NB. Il arrive souvent que l’on réécrive plusieurs fois un document. Le plus simple est de le renommer en plusieurs versions (V1, V2, V3...). C’est beaucoup plus clair pour votre destinataire qui sait ainsi à quoi s’en tenir. C’est également beaucoup plus clair pour vous : chaque année je vois des étudiants qui se perdent dans les versions successives de leurs documents de travail, voire qui finalement impriment une mauvaise version lors d’un travail à rendre à la dernière minute et qui ne s’en aperçoivent que trop tard.

Le titrage du document lui-même : de même que votre fichier informatique va être désolidarisé de votre mail, il faut penser au fait que votre document puisse faire l’objet d’une impression papier. A titre d’exemple, si je dois imprimer pour les évaluer trente travaux d’étudiants qui indiquent uniquement « Compte rendu de réunion », autant dire que je perds complètement mon temps.
Le plus simple est d’indiquer, en haut à gauche, en petits caractères, le nom et prénom de l’auteur, la date, le statut du document (document de travail, confidentiel, version numéro trois, version définitive....).

Les fichiers lourds : dès lors qu’un fichier pèse plus de cinq méga octets, il arrive qu’il soit impossible à envoyer par une messagerie standard. Cela peut être le cas par exemple de vos rapports de stage ou de plaquettes que vous réalisez et qui comportent des images. Dans ce cas, on compresse les documents où l’on utilise un serveur spécialisé sur lequel on entrepose son fichier à l’attention du destinataire. Celui est informé automatiquement par mail de votre envoi et vient le télécharger sur le serveur en question. On peut par exemple utiliser à cet effet Wetransfer.

Conseil : tôt ou tard, on oublie de joindre le document que l’on veut faire parvenir. Pour éviter cela, on peut prendre l’habitude de joindre le document avant même de rédiger le message.
Si l’erreur est commise, l’usage est de faire un second message le plus vite possible, en précisant dans l’objet et le contenu du texte que le second mail annule le premier.

En fonction du soin que vous apportez à l’ensemble des points ci-dessus, un destinataire qui reçoit de nombreux mails professionnels va gagner un temps considérable sur les opérations de lecture, de classement et d’archivage, d’utilisation des documents. Il vous en saura gré et vous gagnerez l’image d’un bon professionnel.

POUR ALLER PLUS LOIN :

L’article sur la Nétiquette dans l’encyclopédie en ligne Wikipédia.

L’ensemble d’articles sur le courrier électronique dans la Banque de Dépannage Linguistique.